Por Juan Carlos Salazar Jaimes
Una de las mayores responsabilidades de los directivos de las empresas modernas es el desarrollo de habilidades de negociación, éstos invierten gran parte de su tiempo negociando, estas habilidades le permitirán estrechar lazos comerciales en el largo plazo para garantizar la supervivencia de la organización. Se pude afirmar que la negociación es una habilidad clave del éxito. Gracias a la globalización, las negociaciones se están desarrollando con mayor frecuencia frente a interlocutores de diferentes culturas.
1. PASOS EN EL PROCESO DE NEGOCIACIÓN
Para el desarrollo exitoso de una negociación se siguen los siguientes pasos:
a. Planeación.
b. Apertura.
c. Regateo en la mesa.
d. Regateo fuera de la mesa.
e. Cierre.
f. Seguimiento.
g. Solución de conflictos.
2. PLANEACIÓN
En cualquier negociación, la información es la herramienta más poderosa que se tiene. Entre más relevante sea la información, mejor será la posición frente a la contra parte. La etapa de preparación sirve para obtener la mayor información posible de calidad antes de entrar en el cualquier proceso de regateo. La información de la contra parte puede ser su capacidad financiera, tamaño de mercado, volumen de ventas, debilidades o fortalezas tecnológicas. Es importante conocer información acerca de los integrantes del equipo propio de negociadores, rol y capacidad de decisión de cada uno, esto permitirá planear en equipo la estrategia y su desarrollo en la negociación. En esta etapa es importante determinar las debilidades y limitaciones del equipo.
Las siguientes preguntas claves pueden ayudar a mejorar la preparación de la negociación:
¿Por qué la organización ha tomado la decisión de negociar?
¿Qué espera ganar la organización al final del proceso?
¿Qué teme perder nuestra contra parte sino es exitosa la negociación?
¿Cuál es la fortaleza de la contra parte en el mercado, que tecnologías posee y qué tan competente son los negociadores?
¿Cuál es el comportamiento de la industria de la contra parte, expansión, contracción, competitiva, monopolio?
¿Cómo ha sido el estilo de negociación: cooperativo o difícil?
¿Los negociadores poseen experiencia, conocen nuestra competencia?
¿Cuál es su estilo personal de cada negociador: agresivo, persuasivo, amable u conflictivo?
¿Cómo han sido las negociaciones anteriores con la contra parte?
¿La contra parte goza de buena reputación: honestidad, confidencial, egoismo?
¿Sin importar el resultado de la negociación, la relación entre las partes continuará?
EL BATNA
La palabra BATNA es un acrónimo de la expresión “Best Alternative to a Negotiate Agreement”, lo cual significa en castellano la mejor alternativa a un acuerdo negociado, esto es el mínimo resultado mediante el cual no se puede llegar a un acuerdo conjunto entre las partes pero es lo suficientemente aceptable. Si durante la planeación tenemos claro cuál es nuestro BATNA podemos durante la negociación tener más espacio de maniobra.
3. APERTURA
Esta se realiza con el objeto de iniciar el contacto entre partes, se realiza la presentación de los integrantes del equipo negociador y los roles que tendrá cada uno durante el proceso. Se define una agenda acordada entre las partes. Esta etapa permite romper el hielo y en esta podemos confirmar o desestimar nuestras evaluaciones de la etapa de preparación. La ambientación, el lugar y la logística se evalúa y ajusta acorde con las pretensiones de cada parte.
4. REGATEO SOBRE LA MESA
En esta etapa se presentan los productos, servicios o pretensiones, lo cual se hace desde lo general a lo particular de manera inductiva y ordenada. Es importante permitir a la contra parte preguntar para aclarar condiciones técnicas y contractuales, es especial aquellas que pudieran tener otra interpretación por traducciones o por aspectos culturales. Durante esta etapa se evalúan las opciones y se exploran alternativas que no necesariamente se han considerado en la planeación.
5. REGATEO FUERA DE LA MESA
Fuera de la mesa significa que pueden ocurrir fuera del ámbito oficial y posiblemente no en presencia de todos los negociadores. Probablemente ocurra durante recesos o momentos de descanso. Es una oportunidad para explorar alternativas que pudieran parecer fuera de lugar durante el regateo sobre la mesa. Cualquier determinación que pudiera tener interés en los negociadores que participen debe ser presentada de manera oficial a todos los negociadores.
6. CIERRE.
El cierre de una negociación representa la oportunidad lograr el éxito de la negociación, por ellos debe realizarse cuidadosamente. Cuando las diferencias de posición entre las partes se desvanecen y la contra parte manifiesta que desea realizar un contrato, es buena señal que se ha llegado al cierre.
Lo adecuado es presentar una propuesta final donde se clarifique los términos contractuales, las condiciones comerciales y la manera cómo se realizará el seguimiento y se determinan los representantes de cada parte para el seguimiento y posible solución de conflictos.
7. SEGUIMIENTO.
Es la etapa en la cual las partes monitorean el desarrollo de los acuerdos o contratos, es una gran oportunidad para afianzar las relaciones entre las dos partes incrementando la confianza entre los interlocutores. Los participantes de esta etapa deben mantener informado a los interlocutores que participaron durante las etapas previas.
8. SOLUCION DE CONFLICTOS.
Siempre existe la posibilidad que una de las partes considere que no se está cumpliendo con el acuerdo o contrato, se debe tener claro los principales términos contractuales y exponerlos claramente a la contra parte, de ser necesario. Esta etapa podría ser una oportunidad para afianzar ampliar o completar la etapa de regateo.
Consideraciones para la resolución de conflictos:
a. Separe a las personas del problemas, es decir el problema no son las personas.
b. Distinguir entre intereses y posiciones, es decir que los intereses se pueden lograr cambiando las posiciones.
c. Considere su BATNA
d. El silencio es oro, realizar una escucha inteligente
e. Mantener la equidad
f. Mantener la calma y no entrar en discusiones acaloradas
g. Ser conciso, creativo, llegar a consensos,
9. FACTORES QUE AFECTAN LAS NEGOCIACIONES.
Las negociaciones están influenciadas por factores que pueden tener incidencias en el resultado de la negociación, por ejemplo:
a. Los objetivos e intereses de las partes
b. Las expectativas de cada parte
c. La experiencia entre las partes o antecedentes históricos
d. La personalidad de los integrantes
e. Las habilidades de negociación de cada parte
f. El conocimiento cultural entre los integrantes de los equipos
10. HABILIDADES DE NEGOCIACIÓN.
Para lograr negociaciones exitosas es vital desarrollar habilidades de negociación, las más importantes:
a. Estar preparado.
b. Comprender las necesidades de la otra parte
c. Conocer mis propias necesidades
d. Considerar las consecuencias sobre las relaciones humanas
e. Trate a cada negociación como una situación única
f. Comprender la dinámica, es decir el rol propio y de la contra parte.
g. No mentir
h. Ser firme pero obtener un beneficio mutuo
i. No dar ventaja.
j. Ser flexible
k. Ganar no lo es todo
l. Resolver lo esencial
CONCLUSIONES.
Las relaciones sociales entre las personas involucran procesos de negociación de manera cotidiana y en la mayoría de los casos inconsciente. Debido a la globalización y la interdependencia entre países, las negociaciones entre miembros de diferentes culturas son más frecuentes, por ello se debe considerar los aspectos culturares como un factor que influye en el resultado de una negociación. Por ello es importante que los integrantes de equipos negociadores conozcan los pasos básicos de cualquier negociación, identifiquen los factores que afectan el proceso de negociación y desarrollen ciertas habilidades importantes.
REFERENCIAS
Apuntes de clase MBA, Negociación intercultural. Universidad Regiomontana. 2014
